Sporządzanie list płac jest to czynność niezbędna wtedy, gdy przedsiębiorca zatrudni pracownika, z którym wcześniej został nawiązany stosunek pracy. Ze względu na spektrum działania obejmującego takie obszary jak znajomość zagadnień z zakresu prawa pracy, ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych, ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, czy np. rozporządzeń dotyczących delegowanych pracowników, czynności takie powierza się wyspecjalizowanym osobom lub firmom zewnętrznym posiadającym odpowiednie kwalifikacje.
Od czego zacząć sporządzając listę płac? W każdym przedsiębiorstwie musi być przyjęta zasada, według której pracownik potwierdza swoją obecność w pracy, i właśnie od tego trzeba zacząć sporządzając listę płac. Musimy ustalić kto, w jakim wymiarze i w jakim okresie pracował w danym okresie rozliczeniowym. Może być tak, że ktoś np. przebywał na urlopie wypoczynkowym, albo dostarczył zwolnienie lekarskie za które trzeba będzie naliczyć mu wynagrodzenie chorobowe, lub zasiłek chorobowy jeśli pracodawca zatrudnia powyżej 20 pracowników zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego. Okresy rozliczeniowe mogą być miesięczne, ale również np. roczne w zależności od przyjętego systemu czasu pracy.
Jeśli posiadamy już stosowne informacje możemy rozpocząć sporządzanie listy płac. W zależności od tego, jaki został przyjęty system czasu pracy czy np. podstawowy czy równoważny sporządzenie listy płac może być procesem krótkotrwałym lub bardziej czasochłonnym. Podobnie rzecz się ma w kwestii przyjętego systemu wynagradzania. System wynagradzania może być czasowy, czyli przeliczany na jednostki czasu (godzina, miesiąc), prowizyjny, lub akordowy. System wynagradzania musi być dostosowany indywidualnie. Inny system czasu pracy będzie obowiązywał w firmie produkcyjnej, a inny w biurze rachunkowym. Ponadto oprócz zasadniczego wynagrodzenia wynikającego wprost z umowy o pracę, mogą być naliczane także dodatkowe składniki wynagrodzeń, takie jak dodatek funkcyjny, dodatek służbowy, dodatek stażowy, wszelkiego rodzaju premie takie jak: premia uznaniowa, premia regulaminowa. O tym jakie składniki wynagrodzeń przysługują pracownikom w większych firmach, zatrudniających powyżej 50 pracowników normują regulaminy wynagradzań. Nie można też zapomnieć o pracy, ponad normy czasu pracy ustalane indywidualnie z pracownikiem. Za taką pracę przysługuje pracownikowi wynagrodzenie za pracę, ponad normy czasu pracy, oraz ewentualne godziny nadliczbowe.
Jakie elementy zawiera lista płac? Okres za jaki została sporządzona. Przy tej okazji warto wspomnieć, że wynagrodzenie może być wypłacane do końca miesiąca, za miesiąc należny, ale może być także przyjęta zasada, że wynagrodzenie np. za miesiąc lipiec będzie postawione do dyspozycji pracownikowi np. do 8 sierpnia, w związku z tym potrzebna jest także data sporządzenia listy płac. Ponadto lista płac powinna jeszcze zawierać wykaz wszystkich osób zatrudnionych w tym okresie, informację o wysokości przysługującego wynagrodzenia zasadniczego, oraz innych przysługujących dodatków do wypłaty, potrącenia z list płac (składki na ubezpieczenie społeczne, składka zdrowotna) zarówno te sfinansowane w całości z wynagrodzenia pracownika, jak i te które są finansowane przez przedsiębiorcę, wysokość potrąconej zaliczki na podatek dochodowy, oraz pozostałe potrącenia (np. alimenty, pożyczki). Musi być także zawarta informacja, kto sporządza listę płac, kto ją sprawdził i zatwierdził, oraz nazwa firmy, oraz jej pełen adres. Jeśli wynagrodzenia są wypłacane w formie gotówkowej, to także podpisy osób, oraz informacja kiedy otrzymali wynagrodzenie. Na koniec warto także pamiętać, że w sytuacji gdy pracownicy chcą otrzymywać wynagrodzenie w formie gotówkowej, odmiennie niż do końca 2018 roku, muszą złożyć wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.
