Od momentu zarejestrowania działalności gospodarczej, bez względu na jej formę prawną, każdy przedsiębiorca jest zobowiązany do prowadzenia księgowości. Poniżej przedstawiamy trzy warianty prowadzenia księgowości.
- Samodzielne prowadzenie księgowości.
Zapewne wydaje się, że jest to najkorzystniejszy sposób spośród wymienionych, choćby ze względów finansowych, ale czy na pewno? Owszem nie musimy zatrudniać żadnego specjalisty, a co za tym idzie wypłacać należnego mu wynagrodzenia, ale musimy zakupić niezbędny sprzęt komputerowy, oprogramowanie. A, co z biurkiem i meblami na których moglibyśmy przechowywać segregatory? Lokalem? Zazwyczaj małe firmy, zwłaszcza na starcie nie stać na taki koszt, jak również często nie mają możliwości, aby wyodrębnić na biuro odpowiednie pomieszczenie. Owszem można skorzystać z dofinansowań, ale przecież znaczną ich część trzeba przeznaczyć na reklamę.
Należy mieć na względzie, że w niektórych sytuacjach będzie nam potrzebna konsultacja z zakresu informatyki. W związku z tym, bez poniesienia dodatkowych kosztów się nie obejdzie.
A co z wiedzą z zakresu księgowości, podatków? Owszem, jeśli działalność dopiero raczkuje zapewne damy sobie jakoś radę, jeśli jednak działalność udało nam się rozwinąć, należy zastanowić się nad ewentualnością, czy zatrudnić kogoś na etat, czy skorzystać z usług biura rachunkowego, choćby ze względu na ciągle zmieniające się przepisy podatkowe. Obecnie np. istnieje konieczność przesyłania jednolitych plików kontrolnych, które można wygenerować tylko elektronicznie.
Pewnie wydaje Ci się, że księgowość to nic trudnego. Nic bardziej mylnego! Księgowi zdobywają swoją wiedzę całe życie i muszą ją systematycznie aktualizować. Uznanie, że sam możesz prowadzić księgowość swojej firmy nie posiadając odpowiedniej wiedzy, jest przekonaniem fałszywym i może nieść za sobą przykre konsekwencje, w sytuacji, gdy okaże się, że popełniłeś błąd, i będziesz zmuszony poprosić o pomoc specjalisty z zakresu księgowości, którą tą samą pracę wykona jeszcze raz, i trzeba będzie mu za to zapłacić.
Podsumowując odradzam tego typu rozwiązanie, ponieważ twój poświęcony czas to też jest koszt, który można przeliczyć na pieniądze. Jako przedsiębiorca swoje działania powinieneś skumulować na tym, aby utrzymać swoją firmę na rynku, a następnie ją wypromować tak, aby przynosiła Ci spodziewane wyniki i dawała satysfakcję, gdyż o to w tym wszystkich chyba chodzi.
2.Księgowa na etacie.
Przy takim rozwiązaniu pozbywasz się wielu spośród wyżej wymienionych problemów. Nie musisz ślęczeć nad zmieniającymi się przepisami, i zastanawiać się jak zaksięgować daną operację gospodarczą. Nie musisz także borykać się samodzielnie z Urzędem Skarbowym, czy ZUS-em. Spawami księgowymi zajmuje się osoba, którą zatrudniłeś. W zasadzie są to wszystkie zalety.
Należy pamiętać, że zatrudniając pracownika musisz być przygotowany na to, aby przygotować stanowisko pracy. Niezbędne są dodatkowe koszty związane z zatrudnieniem pracownika. Badania lekarskie, szkolenie z zakresu BHP.
Może zdarzyć się także sytuacja, gdy twój pracownik zachoruje i wtedy za pierwsze 33 dni (lub w wyjątkowych sytuacjach 14 dni) przebywania na zwolnieniu lekarskim, to ty pokrywasz koszty z wypłatą wynagrodzenia za ten okres.
Jeśli jednak myślisz, że zatrudnienie księgowej, lub księgowego spowoduje, że możesz spać spokojnie to jesteś w błędzie. To ty jesteś pracodawcą, i to na tobie ciąży obowiązek nadzoru nad osobą zatrudnioną. Księgowy będzie ponosił odpowiedzialność karną min. z przepisów o Ustawy o rachunkowości, lub Kodeksu karnego skarbowego, co jednak nie zdejmuje z ciebie odpowiedzialności, jako kierownika jednostki za rzetelne prowadzenie ksiąg rachunkowych firmy.
W przypadku nałożenia kary finansowej przez organy podatkowe, jeśli okaże się, że księgowa, lub księgowy popełnili błąd przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych, istotne jest czy błędy są wynikiem winy umyślnej pracownika, czy nieumyślnej. Nawet zakładając, że te działania są skutkiem winy nieumyślnej( co zdarza się najczęściej), to jego odpowiedzialność będzie ograniczała się do trzy miesięcznych zarobków. W związku z tym może zdarzyć się taka sytuacja, że nie uda ci się wyegzekwować całej kary nałożonej przez organ podatkowy.
W małej firmie, zapewne nawet nie ma potrzeby zatrudniania księgowego na cały etat. Można więc zatrudnić księgowego na część etatu, to znacznie zmniejsza koszty i jest bardziej optymalnym rozwiązaniem, ale rzadko kiedy księgowi decydują się na taką pracę, ze względu na duże koszty związane z dojazdem, w stosunku do możliwych zarobków.
Zlecenie księgowości przysłowiowej „cioci” lub koleżance, na czarno może i ma swoje plusy , ale jest ryzykowne. W razie zawezwania przez urząd skarbowy i otrzymywania pytań, w związku z prowadzoną kontrolą, raczej niewiele będziesz wiedział co dokładnie dzieje się w twoich księgach, i dlaczego coś zostało zaksięgowane w ten, a nie w inny sposób.
3. Biuro rachunkowe.
Dobre biuro rachunkowe, nie ogranicza się tylko do wykonania np. usługi księgowej. Bo przecież nie o to, tylko w tym wszystkim chodzi, aby rzetelnie wykonać usługi rachunkowe. W dobrym i profesjonalnie działającym biurze rachunkowym, zazwyczaj zatrudnionych jest kilka osób. Bo co w sytuacji, gdy nasze biuro rachunkowe prowadzone jest jednoosobowo? Chyba trudno sobie wyobrazić z perspektywy przedsiębiorcy, że nagle w razie potrzeby, czy kontroli z Urzędu Skarbowego, czy ZUS-u, nie możemy skontaktować się naszym księgowym, i uzyskać odpowiedzi na nurtujące nas problemy, gdyż jest na urlopie wypoczynkowym, lub przebywa na zwolnieniu lekarskim.
Nie oznacza to jednak, że w dobrym biurze rachunkowym jedna osoba powinna zajmować się obsługą kadrową dla wszystkich podatników, jeszcze inna jednoosobowo powinna zajmować się księgowością. Moim zdaniem każdy księgowy powinien odpowiadać za całe spectrum działania. Dlaczego? Choćby dlatego, żeby usprawnić przepływ informacji pomiędzy biurem, a podatnikiem.
W sytuacji, gdy w biurze rachunkowym zatrudnionych jest więcej osób, w razie wyjątkowo skomplikowanego zagadnienia księgowego, można skonsultować dany problem z innym(i) księgowym(i), aby uniknąć popełnienia błędu, który mógłby przyczynić się do strat finansowych po stronie przedsiębiorcy, ale także narażenia na szwank dobrego imienia biura rachunkowego. Moim zdaniem jednak zbyt duże biuro rachunkowe, to także duże ryzyko, choćby dlatego, że jeśli osoba zarządzająca biurem nie ma odpowiednich kwalifikacji, lub po prostu jest osobą np. mało zorganizowaną, niepoukładaną, może przyczynić się do tego, że takie biuro rachunkowe będzie działało nieudolnie, niesprawnie, a klienci nie będą zadowoleni w dalszej perspektywie z usług takiego biura.
Biura rachunkowe świadczą także również usługi dodatkowe współpracując najczęściej z prawnikami, doradcami podatkowymi, czy np. z firmami zapewniającymi otrzymanie dofinansowania. Powoduje to, że nie musimy tracić czasu na szukanie specjalistów z danej branży, czy organizować spotkania. Zrobi to za nas biuro rachunkowe.
Zakres świadczonych usług, zazwyczaj jest ściśle i precyzyjnie określony w umowie. A umowę zawsze można dostosować do własnych potrzeb i oczekiwań. Jaki ma być zakres prac świadczony przez biuro, jaki będzie obowiązywał okres wypowiedzenia, gdzie mają być przechowywane dokumenty. Jeśli prowadzimy działalność sezonową, być może będzie nam zależało na tym, aby dostosować cenę za np. usługę księgową do tego, aby była wyższa w okresie sezonowym, a z kolei niższa poza sezonem, lub jeśli zamierzamy zawieszać cyklicznie działalność, żeby płatności na rzecz biura rachunkowego w tym okresie również zawiesić.
Każde profesjonalne biuro rachunkowe powinno posiadać także, ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej, w zakresie świadczonych usług.
Biuro rachunkowe za każdą wykonaną usługę wystawi fakturę, nie będziesz musiał więc odprowadzać składek ZUS i podatku dochodowego od wynagrodzeń.
Reasumując, przy takim rozwiązaniu unikasz obowiązku tworzenia dodatkowego miejsca pracy, wyposażenia, zakupu oprogramowania, nie musisz martwić się także o to, gdzie przechowywać swoje dokumenty.
