Zmiany w dokumentacji pracowniczej od 1 stycznia 2019

W związku z wejściem w życie z dniem 1 stycznia 2019 roku rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, poniżej zamieszczamy najistotniejsze zmiany w tym zakresie.

Zapewne mają Państwo świadomość, że zatrudniając pracowników należy dla każdego z pracowników z osobna założyć akta osobowe. Do końca 2018 roku akta osobowe składały się z części: A, B oraz C. W wyniku wdrożenia tego aktu normatywnego, wprowadzona została dodatkowo część D. Jeśli chodzi o część merytoryczną, zawartość części A, B i C nie zmieniła się znacznie. Dla przypomnienia część A, zawiera dokumenty związane z poświadczeniem kwalifikacji zawodowych zdobytych przed podjęciem zatrudnienia, ale nie ma już np. konieczności gromadzenia świadectw pracy, czy kwestionariusza osobowego, które były jeszcze wymagane do końca 2018 roku.  Od 1 stycznia 2019 roku, z kolei w części A przechowuje się skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich uzyskanych w poprzednim zatrudnieniu i przedkładanych nowemu pracodawcy dla potrzeb zwolnienia z badań wstępnych. Część B zawiera min. umowę o pracę, informację o warunkach zatrudnienia, zakres czynności, skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie, dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy. Część C zawiera dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, min. kopię świadectwa pracy. Część D akt osobowych będzie zawierała dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, nałożonych na niego karach, jak również dokumenty, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

Elementem składowym dokumentacji pracowniczej, oprócz akt pracowniczych są także:

  • dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy (nie są już konieczne listy obecności).
  • dokumenty związane z ubieganiem się i z korzystaniem z urlopu wypoczynkowego.
  • karta (lista) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (zmiana domyślnego sposobu dokonywania rozliczeń).
  • karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Na koniec warto odnotować, że od 1 stycznia 2019 r. pracodawca – zgodnie z art. 94 pkt. 9b Kodeksu pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 917 ze zm.) – ma obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres.

Wybierz lokalizację i zadzwoń:

Wrocław: 601 828 055,   Sieradz: 607 233 589

Zostaw wiadomość